"L'archivo è la raccolta ordinata degli atti di un Ente o individuo, costituitasi durante lo svolgimento della sua attivitò e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di quell'Ente o individuo"

 (E. Casanova, Archivistica, 1928)

Dalla definizione data da E. Casanova, padre della moderna scienza archivistica italiana, si evince la necessità che i documenti siano raccolti in maniera ordinata. Per poter riuscire al meglio in questo, è necessario individuare, all'interno di ogni archivio, tre parti distinte:

1. ARCHIVIO CORRENTE: il complesso dei documenti relativi a procedimenti amministrativi in corso di trattazione, per i quali sussiste un interesse corrente; 
2. ARCHIVIO DI DEPOSITO: l'insieme di quei documenti per i quali non sussiste un interesse corrente, in quanto esauriti nel corso degli ultimi 40 anni, ma che potrebbero essere ancora consultati occasionalmente; 
3. ARCHIVIO STORICO: secondo l'art. 30, comma 4 del D.Lgs 42/2004, l'archivio storico è il complesso dei documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni. 

Lo stesso articolo proclama l'obbligo, per le istituzioni, di "conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli, nonche' di inventariare i propri archivi storici."